Når vi modtager en faktura fra en leverandør gør vi normalt to ting vi sikrer os inden vi betaler den:
1) At vi har modtaget varen
2) At den relevante medarbejder har godkendt betalingen
I Uniconta kan vi godt registrere varemodtagelse på et indkøb, så den første del er der styr på.
Godkendelsen derimod er noget primitiv som standard. Vi kan sende en anmodning om godkendelse til en eller to medarbejdere.
Det er det hele. Der kan ikke sættes nogen regler op.
Vi kan med ganske få resurser forbedre det flow.
I det her eksempel ønsker vi den regel at en faktura skal godkendes af overordnet godkender hvis beløbet overstiger en grænse.
For at opnå det tilføjer vi to nye felter på medarbejder tabellen der angiver hhv. hvad grænsen er og hvem den overordnede godkender er.
Det der mangler nu er, et batch-job der løber igennem de bilag der ikke er godkendt. For hvert bilag sammenligner jobbet totalbeløbet på fakturaen med beløbsgrænsen på 1. godkender. Hvis totalbeløbet er over grænsen tilføjes godkenderen fra medarbejderen som 2. godkender på fakturaen.
Det sidste der mangler er en job der kan sættes op til udføre ovennævnte en gang i mellem. Det kan vi ikke ud af boksen i Uniconta.
Fordi Uniconta har et åbent API har vi gode muligheder for at sætte det op i et eksternt værktøj. Det kunne være Power Automate, Azure Functions, et lokalt cron job eller noget helt tredje.
Er det noget der kunne være relevant for jeres virksomhed, så ræk ud og lad os tale sammen.