Skovsted Consulting

Når vi modtager en faktura fra en leverandør gør vi normalt to ting vi sikrer os inden vi betaler den:

1) At vi har modtaget varen

2) At den relevante medarbejder har godkendt betalingen

I Uniconta kan vi godt registrere varemodtagelse på et indkøb, så den første del er der styr på.

Godkendelsen derimod er noget primitiv som standard. Vi kan sende en anmodning om godkendelse til en eller to medarbejdere.

Det er det hele. Der kan ikke sættes nogen regler op.

Vi kan med ganske få resurser forbedre det flow.

I det her eksempel ønsker vi den regel at en faktura skal godkendes af overordnet godkender hvis beløbet overstiger en grænse.

For at opnå det tilføjer vi to nye felter på medarbejder tabellen der angiver hhv. hvad grænsen er og hvem den overordnede godkender er.

Det der mangler nu er, et batch-job der løber igennem de bilag der ikke er godkendt. For hvert bilag sammenligner jobbet totalbeløbet på fakturaen med beløbsgrænsen på 1. godkender. Hvis totalbeløbet er over grænsen tilføjes godkenderen fra medarbejderen som 2. godkender på fakturaen.

Det sidste der mangler er en job der kan sættes op til udføre ovennævnte en gang i mellem. Det kan vi ikke ud af boksen i Uniconta.

Fordi Uniconta har et åbent API har vi gode muligheder for at sætte det op i et eksternt værktøj. Det kunne være Power Automate, Azure Functions, et lokalt cron job eller noget helt tredje.

Er det noget der kunne være relevant for jeres virksomhed, så ræk ud og lad os tale sammen.

UNICONTA har en mobil app til Android og Iphone som du kan bruge når du er på farten eller bare ligger på sofaen og ikke lige har en PC ved hånden. Der hvor den udmærker sig, er at du næsten kan alt, og du kan få alle detaljerne med første gang når du laver en registrering.

Her har jeg vist hvordan det ser ud hvis du vil registrere en udgift. Jeg tilføjer et bilag enten fra mit kamera eller fra en fil på min mobil. Herefter kan jeg så tilføje alle de data jeg vil fx beløb, konto og modkonto etc.

Det betyder at du kan færdigbehandle dit bilag når du har det i hånden første gang. Når jeg er færdig sender jeg det direkte til UNICONTA hvor det ligger sig i Indbakken, klar til at bliver bogført.

Du kan selvfølgelig også oprette fakturaer, registre tid, kørsel etc. du kan stort set alt fra appen. Hvis du har noget du gerne vil have uddybet er du velkommen til at kontakte mig så skal jeg give dig en demo.

Ved første øjekast ligner UNICONTA et system der bedst egner sig til en professionel regnskabsafdeling i en virksomhed. Det er dog langt fra tilfældet! På parametre som pris, brugervenlighed og funktioner er der rigtig meget at komme efter også for en lille forening.

Vi kigger her på et eksempel hvor vi har én bruger, ca. 500 bilag på et år, bilag bliver gemt i skyen, og så har vi mange udlæg fra en bred kreds af medlemmer. Et klassisk senarie for en lille forening.

Prisen først:

Vil du have den løsning koster det 3.990 inklusive moms hos e-conomic.

Hos dinero koster det 2.955 inklusive moms.

En UNICONTA løsning 2.985 inklusive moms.

Så UNICONTA kan nemt være med på prisen.

UNICONTA har noget der er super interessant for en forening der modtager rigtig mange ukorente bilag fra medlemmerne. Der er en bilagsindbakke med mulighed for at indlæse bilag både fra PC, smartphone og e-mail.

Indbakken er meget fleksibilitet og har ikke en begrænsning på filtyper så du slipper for at konvertere alting til pdf format. Du får desuden mulighed for at sammenlægge/opsplitte filer.

Fra e-mail og app kan man angive kontering og beløb så man ikke behøver at tage stilling til bilaget igen når det skal konteres i UNICONTA.

UNICONTA er et omfattende system der kan rigtig meget, og du får nogen funktioner der ellers er forbeholdt de større om dyrere systemer. Er du blevet nysgerrig ift. om UNICONTA er noget for jer, så kontakt mig for en uforpligtende snak om dine muligheder.